2020年度研究大会の形態とスケジュールに関して
2020年度研究大会実行委員長 湯川拓
事務局主任 武田知己
2020年6月22日にメーリングリストを通じてご案内を差し上げましたように、2020年10月23日から25日にかけて行われる今年度の研究大会は、コロナ禍に対する十分な安全な対策を講じ得ないと判断し、通常開催を断念し、オンライン形式で行うことが、理事会において決定されました。
具体的にはウェブ会議システムである「Zoomウェビナー」を用いて、オンラインで司会・報告・討論・質疑応答をしていただきます。このための運営には、実績のある業者に技術的な業務を委託する準備を進める一方で、大会実行委員会が運営に携わる体制を整え、本学会にふさわしい、高い水準の学術報告と質疑応答を実質的に確保できるよう努める所存です。
これに伴い、登壇する会員には事前準備をお願いいたします（この点については、別途、ご案内を差し上げます）。また一般会員の皆様への大会案内方法などにも、種々の変更が生じます。まずはこの段階で、今回のオンライン開催に至るまでの大まかな予定を、以下にご説明申し上げます。細かな点につきましては、なお若干の変更があり得ますことをご承知おきください。
＜今後の予定＞
7月中旬から下旬 セッション開催の方法についての連絡（司会者および企画責任者のみ）
オンライン開催に先立ち、部会・分科会の司会者及び企画などの責任者に、各担当委員会を通じて、セッション開催の方法の通知をおこないます。会員の皆様には、9月初旬まで、特段の連絡はございません。
8月初旬 HPに大会プログラムをアップロード
例年通り、研究大会の大会プログラムを、8月上旬に、学会ホームページにございます研究大会のページにアップロードいたします。
2020年度研究大会ホームページ https://jair.or.jp/event/2020index.html
9月初旬 ウェビナー等への参加に関する大会案内の郵送【重要】
今年度は、従来8月中に発送しておりました大会案内を、9月初旬に発送いたします。大会案内には、オンライン開催の要領やオンラインでの大会参加の方法（ウェビナーに参加するためのPWD等を含みます）が記載されております。今年度の研究大会に関して、会員の皆様に郵送いたしますのは、本大会案内のみになりますので、くれぐれもご注意ください。
10月8日ごろ ペーパー・ダウンロードが開始、報告要旨が掲載
今年度も、従来通り、研究大会の2週間前をめどに、登壇者の報告ペーパーのダウンロードを開始します。また、従来、大会会場で配布していた報告要旨集の冊子版は本年度は提供いたさず、研究大会ホームページでのPDF掲載とします。
10月23－25日 大会当日
大会当日は、プログラム通りに、オンラインで各セッション、総会などが行われます。会員の皆さんは、お手持ちのデバイスから、研究大会ホームページを通じて、ご希望のセッションに参加できます。途中退場、途中入場も可能です。
なお、オンライン・セッションに参加するためのPWDは、9月初旬に配布する大会案内にのみ記載し、大会実行委員会への個別のお問い合わせには応じかねます。 会員であれば、再びPWDを入手できるような措置をとる方針でおります。
以上です。例年にもまして、多くの会員の皆さんのご参加を心より歓迎いたします。
＜オンライン開催の形式について＞
現在まだオンライン開催の形式は確定しておりませんが、ここで大まかな方針をご案内いたします（9月上旬に研究大会ホームページに掲載予定のマニュアルで詳細をご確認ください）。
- Zoomウェビナーとは
- オンラインでの会議システムです。今回は、声を出し、姿や資料等を映すことができるのは登壇者のみとなります。
- 登壇者は、パワーポイントなどで作成したスライドや、PDFあるいはWordによる資料を見せながらプレゼンテーションを行うことができます。
- ヴァーチャル会場への行き方
- 会員の方には、9月初旬配布の大会案内に記載されているPWDを用いて、ヴァーチャル会場に行くことができます。
- 報告および討論への参加
- 登壇者および討論者は、映像つきで報告を行いますが、音声のみの報告も可能です。スライドや資料を用いつつ報告し、討論することが可能ですので、活用してください。
- 質疑応答
- フロアからの質問は、テキスト形式（チャット形式）で行っていただきます。
- それを受けて司会が取捨選択し、登壇者に質問していただきます。
- 登壇者の方には口頭でお答えいただきます。
- トラブル対応
- 当日は各セッションに業者および研究大会実行委員が張り付いていますが、会員の機材関係のトラブルには対応できかねますので、どうかご了承ください。